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企业签约风险与防范
加入时间:2008-11-6           作者:王全明
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  合同的订立是指缔约人为意思表示并达到合意的状态。合同的订立是一个非常重要的阶段,因为依法订立合同是合同生效的前提,是履行义务、享有权利,解决纠纷和请求法律保护的依据。合同的订立,一般要经过要约、承诺两阶段,特殊情况下,法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,还必须办理相关手续。看似简单明了的合同订立程序,实际上也隐藏着巨大风险。   

【典型案例】

一、合同签订程序中的“假象”①

  2005年底,浙江A房产集团有限公司(以下简称“A公司”)联合杭州市上城区B局(以下简称“B局”)等三家单位共同建设某商业中心,商业中心建设中需要价值数百万元的空调设备,于是A公司向几家单位邀请招标,其中山东烟台C有限公司(以下简称“C公司”)也接到了邀请,参加了投标,并交纳了25万元投标保证金。2006 年3月, A公司等建设单位自行开标,作出了C公司中标的决议,但主要设备的价格要下调,并口头要求C公司一周内来公司签订正式采购合同。C公司无法接受新的下调价格,因此未签合同,经数周协商未果。A公司于是与其他空调设备公司以高出给C公司数十万元的价格另购设备。C公司得知已无法合作的情况下,要求返还25万元的投标保证金,A公司、B局等三家建设单位以C公司主动放弃签约导致建设单位另寻供货商损失数十万元为由拒绝返还投标保证金。C 公司于是向杭州市上城区人民法院起诉要求返还25万元投标保证金并要求赔偿相应损失。

  该案的核心争议焦点在于C公司到底有无中标,该公司有无权利拒签建设方的采购合同。

  杭州市上城区人民法院经审理认为,A公司提供的中标通知书上产品的数量、单位、总标价与C公司的投标文件并不相符,该份通知书即使真实也不符合招投标法的要求,并根据案件的其他情节,判决支持了原告C公司的诉讼请求。A公司未上诉并履行了判决。

【法律评析】

  合同的签订主要分为“要约”和“承诺”两个环节,一方提出要约,另一方承诺则合同成立。如另一方提出新的变化要求的属于 “反要约”,这时要约方变成了承诺方,如果原要约方不同意新的条款变化而“不承诺”,则合同不成立。

  本案中,山东烟台C空调设备有限公司对主要设备价格下调的反要约无法承诺,则合同不成立,投标保证金应依照招标文件返还投标方。合同签订过程中的具体法律风险主要体现在以下几个方面:

一、要约过程的法律风险

  要约是一方当事人以缔结合同为目的,向对方当事人提出合同条件,希望对方当事人接受的意思表示。在商业活动中,要约常被称为发价、发盘、报价等。要约虽然不是合同,但是作为合同订立的一个阶段,法律同样赋予其一定的法律效力。一旦要约生效,要约人和受约人法律地位会发生一定的变化。要约对要约人的拘束力,表现在要约人不得随意撤销或对要约加以限制、扩张。如果要约人想对要约作出某些改变,都必须按照法律规定的方式进行,否则将因不能发生法律意义的改变而承担相应的风险。常见的要约阶段的法律风险有以下几种:

(一)把要约误认为要约邀请

  要约邀请,是希望他人向自己发出要约的意思表示,其目的不是订立合同,只是当事人订立合同的预备活动,其本身并不发生法律效果,对当事人也没有拘束力。②一般而言,由于企业签订合同时,要约或要约邀请活动具有临时性,然而,一些企业在业务拓展或企业宣传活动,有长期反复使用的报价单、宣传单或其他类似的书面资料,这些资料表述是否符合公司初衷,就需要纳入到法律风险的考虑。我国《合同法》第十五条第二款规定,商业广告的内容符合要约规定的,视为要约。要约一旦发出,企业就将签订合同的主动权交给对方,只要对方接受要约所提到的条件,则合同已经成立。另外,《最高人民法院关于审理商品房买卖合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》第三条规定:“商品房的销售广告和宣传资料为要约邀请,但是出卖人就商品房开发规划范围内的房屋及相关设施所作的说明和允诺具体确定,并对商品房买卖合同的订立以及房屋价格的确定有重大影响的,应当视为要约。”因此,企业在发出要约时,对于内容的把握是控制合同法律风险的一个重要环节。应当定期对企业有关材料的使用频率、数量、范围等进行核查,以防止法律危机发生。

(二)要约内容不当

  《合同法》第十四条第(一)项规定,要约的内容必须明确具体。要约必须具有合同的条件,至少是主要条件,能够让受要约人了解要约人所拟签订合同的真实情况。因此要约的内容很可能成为将来双方订立合同的内容,如果该内容表述上存在歧义或者错误表达,将直接影响要约人的权益。这部分法律风险体现在合同要约内容的不当确定之中,现实中企业往往制作合同条款较为慎重,而制作要约时则缺乏关注。

(三)要约撤回和撤销不当

  要约作出后,按照法律规定,可以进行撤回或撤销。要约撤回是指在要约生效前,要约人使要约不发生法律效力的行为,撤回要约的通知应当在要约到达受要约人之前或者与要约同时到达受要约人。要约撤销是指要约生效后,受要约人作出承诺前,要约人取消要约,使要约法律效力归于消灭,撤销要约的通知应当在受要约人发出承诺通知之前到达受要约人。因撤回行为或撤销行为不当,必然给企业造成损害。但这种法律风险并不会持续存在于企业之中,属于阶段性法律风险,而且由于其存续期间较短,在产生损害之前,很少引起企业的重视。

二、承诺过程的法律风险

  承诺是受约人作出的同意要约以成立合同的意思表示。在商业交易中,承诺也被称为接盘。承诺的内容应当与要约的内容一致。承诺只要没有对要约作出实质性改变,除非要约人明确表示拒绝的,否则构成有效的承诺。承诺生效时,也就是合同成立的时间。因此,一旦作出承诺,企业就应当按照已在要约承诺中确定的合同内容做好履行合同的准备。承诺常见的法律风险有:

(一)承诺方式不当

  这里指的承诺方式,是指承诺人采用何种方式将承诺通知送达要约人。我们认为,承诺方式一般为邮寄等法律允许送达方式。若要约中已经明确要求承诺作出的方式,则应当按照要约中指明的方式进行。法律规定某种情况下,受约方可以采用实施行为的方式作出承诺。然而以实施行为方式进行承诺,举证难度较大,一旦发生争议,审判认定的不确定性法律风险往往使企业难以选择解决方式。

(二)将新要约当做承诺

  我国《合同法》第三十条规定:“承诺的内容应当与要约的内容一致。受要约人对要约的内容作出实质性变更的,为新要约。有关合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更,是对要约内容的实质性变更。”在合同签订过程中,双方常常为争取最有利的合同条款而不断发出新要约,要约某些细微的改变会被当事人所忽略,然而此时仍然是新要约,而不是承诺。一旦当事人认为属于承诺,误认为合同已经成立,进行交易准备,则可能会给自己带来不必要的损失。

三、合同签字、盖章的法律风险防范

  《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同,自双方当事人签字或盖章时合同成立”。因此,在订立合同时:

1.约定合同须签字并盖章合同生效的,则签字并盖章。

2.审查签字应由法定代表人或授权代理人等有权签字人亲自签字,盖章应为公司具有对外法律效力的公章。

3.三方合同或者多方合同的签订,应当一起签字或盖章。确认各自身份及授权。

四、招标投标过程中的法律风险

  招标投标作为一种特殊的合同订立方式,法律对其程序性要求高于普通的合同签订活动。招标投标引入了竞争机制,有多个当事人参与到该订立合同过程,这就要求整个确定最终协议签订的过程必须公平、公开、公正。招标投标中,存在法定的要约邀请(招标),此时要约邀请也具有相应的法律效力。根据《招标投标法》第十六条和2000年国家计委4号令,招标公告应当包含的内容具有明确规定。另外法律法规也规定,招标公告发出后,招标人不得随意更改招标公告内容。在实践中,招标投标的法律风险主要有:一是违法招标投标,如招标方违反法定招标方式,导致招标投标无效,又如投标方违法串标等;二是作出虚假承诺,招标投标文件有不实之处;三是投标主体 不具备法定的资质,导致合同无效;四是实质性变更招标投标要件,导致合同不能成立等。

五、缔约过失责任及法律风险

  缔约过失责任是发生在合同订立过程中,当事人违反根据诚实信用原则而推导出的先契约义务而应当承担的责任。 我们一般把缔约过失责任分为以下类型:

1.恶意磋商。

2.欺诈谛约。

3.擅自撤销要约时的缔约过失责任。

4.合同订立过程未尽通知等义务给对方造成损失。

5.合同订立时未尽保护义务侵害对方的权利损害。

6.合同不成立的缔约过失责任。

7.合同无效的缔约过失责任。

8.合同被撤销的缔约过失责任。

9.合同不被追认的缔约过失责任。

10.其他缔约过失责任

  缔约过失责任的法律风险产生于签约过程,但其往往存续在合同履行活动中,法律危机与法律风险之间时间差比其他合同签订过程的法律风险更长。

【防范策略】

一、合同签订前的风险调查

  合同签订前的风险调查,也有人称为事前尽责调查。俗话说: “害人之心不可有,防人之心不可无”, 合同风险往往蕴藏在合同签订之前,因此在签订之前要认真严格地进行风险审查,防止不法分子进行合同诈骗,尽量减少合同漏洞,避免各种因素造成的风险。作为法人单位更要加强合同管理,把合同签订的程序制度化、程序化。

(一)审查对方的主体民事行为能力

  所谓民事行为能力是能够进行民事活动,享受民事权利和承担民事义务的资格。具有民事行为能力的企业法人必须具备以下条件:有单位名称和组织机构、有固定的经营场所和相应的工作人员、有法律要求的最低注册资金、能独立承担法律责任。无法人资格的其他企业(如合伙企业、企业法人分支机构等)也可以进行民事活动,签订合同,但要审查能否承担相应的民事责任。审查对方的民事行为能力,以避免无效合同的产生。

(二)审查对方的签约代表人的权限

  签约代表人有两类,一类是企业的法定代表人,公司法规定,公司的董事长、执行董事或者经理担任公司的法定代表人。法定代表人签订的合同由其所在单位全部负责,对法定代表人的审查一般要审查法定代表人证明书和身份证明,并且要核对是否和营业执照上登记的法定代表人一致。另一类是委托代理人,是由其所在单位授权委托的签约代表人,委托单位只在授权权限和授权范围内对其签订的合同负责。因此,对委托代理人的审查一般要了解其授权期限、授权范围以及身份证明,授权委托书要有单位盖章并经法定代表人签署。对签约代表人审查,以防止因其无签约资格或签约权限而使合同无效,防止不法分子假冒代理人进行合同诈骗,损害合同当事人的利益。

(三)调查对方的履约能力和信用状况

  合同双方签订合同,目的是实现合同的期待利益,获得合同带来的效益或者权利。在常见的合同类型中(如买卖合同),双务合同需要靠对方的履行来实现合同目的,如果对方没有履行合同的能力,或者履行能力足于让人产生合理怀疑,包括存在不良信用记录,都是决策必须掌握的重要信息,也许就可以避免重大损失。

(四)调查政策、诉讼、担保等或有风险

  因为事物的复杂性,使得合同的履行也存在很多不确定性。有很多地方政府的政策,经常会强有力的影响到合同的履行,甚至导致合同终止或者无效。还有对方的重大诉讼,对外担保等可能存在的风险,都应当在合同签订前了解清楚。

二、仔细审查合同的条款,相关权利义务要约定明确

  合同条款是合同的生命,是双方履行的依据,也是事后处理纠纷的依据,非常重要。我们在签订合同时,应当仔细审查。合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等条款要推敲清楚,不要产生歧义。就连合同纠纷管辖地的约定条款,在实践处理纠纷中都十分重要。

三、建立救济机制

  一旦法律风险转化为法律危机,事后的救济,对换回损失也非常重要。当企业发生了相关合同法律纠纷,如何有序的处理对企业最为有利?我们建议企业事先制定救济机制。首先,确定人员。企业应选派有法律知识的员工,作为处理纠纷的人员,代表公司及时出面解决纠纷。也可选择聘请有经验的专业律师提供专项法律服务或常年法律顾问进行服务。其次,预定多套方案。出面与对方协商,一旦协商成功要立即签订协议,避免事后变化。方案预备几套,做到有的放矢。再次,企业的各个部门,都要有法律意识,传达信息与决策的渠道应通畅、快捷、高效。还有,预留风险基金,在处理纠纷、化解风险时,提供资金上的支持是必须的。一套有效的救济机制,对事后补救危机,减少损失是十分必要的。

四、追究对方缔约过失责任

  实践中,企业经营者经常在遭受他人恶意磋商导致损害时,认为双方没有签订合同无法追究对方责任,自认倒霉。其结果是企业的正当权益未能得到实现,带来的否定性结果同样是法律风险。实际上,我国合同法确立了缔约过失责任,一方由于对方当事人过错在合同订立过程中遭受损失,可以追究对方当事人的缔约过失责任。

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 *王全明,本所高级合伙人、民商事法律部主任,杭州市律师协会民事业务委员会副主任。

①本案例改编自浙江金道律师事务所承办案件,原案承办律师王全明。改编案例不同于实际案件,请勿对号入座。
②谢子琳:《要约和要约邀请的区别》,《法治快报》2006年8月11日。

 
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